Digitalizacja i komputerowa baza danych

Archiwum Budowlane Miasta Wrocławia już od początku lat dziewięćdziesiątych pracowało nad inwentaryzacją swoich zasobów przy użyciu bazy danych dBASE IV. Ówczesna technologia i właściwości bazy nie pozwalały na połączenie kart projektów z reprodukcjami fotograficznymi (wówczas jeszcze analogowymi). Skupiono się na naukowym opracowywaniu zasobów Archiwum.

Owocem zdobywanego doświadczenia w ramach komputeryzacji danych było utworzenie w 2006 roku projektu kolejnej - nowej bazy na zamówienie Muzeum Architektury. Uwzględniono wówczas specyfikę zasobów Archiwum i dostosowano do niej bazę danych. Był to duży krok w stronę digitalizacji zbiorów, gdyż baza pozwalała na opracowywanie kart projektu oraz łączenie ich z reprodukcjami cyfrowymi. Dużym postępem było znaczne usprawnienie wprowadzania danych oraz ich wyszukiwania w bazie. Fotografie w zaawansowanej technice cyfrowej wykonywano aparatami cyfrowym Kodak oraz Hasselblad. Technologia fotograficzna zapewniła zdjęcia bardzo dobrej jakości w formacie TIFF. Baza danych posiadała jednak ograniczone parametry, a jednym z jej najistotniejszych mankamentów było przechowywanie w programie reprodukcji cyfrowych jedynie w formacie jpg. Z tego względu oryginalne pliki w formacie TIFF były przechowywane na nośnikach CD i DVD. Nośniki danych okazały się dość nietrwałe i wymuszały robienie kopii dla zachowania i zabezpieczenia reprodukcji cyfrowych. Technologia wykonywania zdjęć cyfrowych również miała swoje ograniczenia w możliwości robienia dużej ilości reprodukcji. Problemem okazało się także fotografowanie projektów architektonicznych o dużych formatach, dlatego m.in. reprodukcje traciły na jakości i nie pozwalały na oddanie rzeczywistych walorów oryginalnego planu, czy też projektu.

Znaczny przyrost danych oraz brak możliwości dalszej rozbudowy bazy był decydującym czynnikiem wdrożenia w 2008 roku nowej bazy danych Herakles v1. Program powstał przy merytorycznej współpracy i konsultacjach zarówno pracowników Działu Architektury Wrocławia XIX i XX wieku, jak i Oddziału Archiwum Budowlanego. Baza dostosowana do chatrakteru zespołów archiwalnych znacznie ułatwiła wprowadzanie danych w wielu polach tekstowych stworzonych na potrzeby naukowego opracowywania dokumentacji archiwalnej. Nowe rozwiązania pozwoliły na przechowywanie danych wraz z reprodukcjami cyfrowymi w formacie TIFF na serwerze, co w znacznym stopniu usprawniło magazynowanie danych, szybkie wyszukiwanie oraz ich udostępnianie czytelnikom Archiwum Budowlanego. Zdjęcia projektów i planów nadal wykonywano za pomocą aparatu cyfrowego, natomiast w dalszym ciągu nie była możliwa digitalizacja zbiorów na szeroką skalę. Dla bezpieczeństwa danych regularnie tworzono kopie zapasowe, a wszystkie operacje w bazie były rejestrowane i wykonywane przez uprawionych do tego użytkowników.

Digitalizacja zbiorów ma na celu przede wszystkim ocalenie przed zniszczeniem zachowanych zespołów archiwalnych oraz ich szersze upowszechnianie. Dlatego też Muzeum Architektury od kilku lat podejmowało działania w kierunku pełnej digitalizacji zbiorów, umożliwiającej szybkie i bezpieczne udostępnianie archiwaliów bez uszczerbku dla oryginalnych projekŧów i planów. Dopiero w 2010 roku dzięki unijnemu projektowi Digitalizacja i upowszechnienie zasobów Archiwum Budowlanego w Muzeum Architektury we Wrocławiu wieloletnie starania mogły zostać zrealizowane.

Aby osiągnąć optymalną jakość reprodukcji cyfrowych zakupiono nowoczesny skaner firmy Cruse Spezialmaschinen GmbH, dający możliwości skanowania projektów nawet wielkoformatowych w doskonałej jakości. Jak dotąd jest to pierwszy i jedyny tego typu skaner w Polsce. Z aparatury tej firmy korzystają tak prestiżowe instytucje, jak Uniwersytet Cambridge, Pentagon w Waszyngtonie, Archiwum Narodowe w Londynie, Muzeum Watykańskie czy też Rijksmuseum w Amsterdamie.

W ramach programu możliwe było stworzenie profesjonalnej pracowni reprograficznej, gdzie skanowane są zbiory archiwalne oraz dokonuje się obróbki graficznej reprodukcji cyfrowych. Zmodernizowano również stronę internetową Muzeum Architektury, na której na bieżąco udostępniane są zdigitalizowane zbiory archiwalne. Jednocześnie dla usprawnienia opracowywania danych wdrożono nową bazę Alkmena, pozwalającą na szersze opracowywanie danych przez użytkowników oraz dającą możliwości jeszcze szybszego wyszukiwania zapisanych informacji. Zdecydowanie usprawnione zostało merytoryczne opracowywanie kart projektów oraz przechowywanie znacznej ilości reprodukcji cyfrowych bezpośrednio na serwerze.

W naukowym opracowywaniu planów w dużym stopniu wykorzystano doświadczenie merytoryczne zdobyte w poprzedniej bazie danych (Herakles v1), jednakże Alkmena 5.0 dała nowe możliwości pod względem ilości wprowadzanych danych dotyczących projektów, powiązania poszczególnych kart z obiektami oraz reprodukcjami cyfrowymi. Poszczególne opracowane karty projektów (rekordy) zawierają informacje o samych projektach oraz obiektach, których dotyczą (polskie i niemieckie nazwy, adresy obiektu oraz nazwiska architektów). Dane podstawowe dotyczące samych planów to między innymi sygnatury (dawne i obecne), podpisy na projekcie (z wyszczególnieniem osób zatwierdzających i wykonawców), nagłówek, zawartość rysunku (liczba i rodzaj rzutów, przekrojów, elewacji, detali, planów sytuacyjnych), jego wymiary i skala, materiał i technika wykonania. Ponadto gromadzone są dane dodatkowe o projektach takie jak: publikacje, w których znalazły się ich reprodukcje, wystawy, na których były one eksponowane, informacje o ich konserwacji i wypożyczeniach. Zeskanowane reprodukcje cyfrowe planów importowane są do bazy danych i wiązane z poszczególnymi rekordami w formie plików graficznych w formacie TIFF. Dla bezpieczeństwa danych regularnie tworzona jest kopia zapasowa na odzielnym serwerze znajdującym się w budynku macierzystym Muzeum Architektury. Użytkownicy bazy posiadają osobne konta, dzięki czemu wszystkie operacje i działania w bazie danych są rejestrowane.

Podczas I etapu programu unijnego projektu Digitalizacja i upowszechnienie zasobów Archiwum Budowlanego w Muzeum Architektury we Wroclawiu został wypracowany standard digitalizacji. Cały proces rozpoczyna się od sygnowania archiwaliów, następnie plany są skanowane i poddawane obróbce graficznej. Gotowe reprodukcje cyfrowe importuje się do bazy danych Alkmena 6.0, gdzie są wiązanie z kartami planów. Jeśli dany projekt posiada opracowaną kartę w bazie oraz reprodukcję cyfrową - zostaje udostępniony na stronie internetowej Muzeum Architektury. W ramach projektu digitalizacji do marca 2012 roku zostało opracowanych i upowszechnionych na stronie internetowej 15 tys. obiektów (planów, projektów, map, zdjęć archiwalnych). Po zakończeniu projektu unijnego prace nad pełną digitalizacją zbiorów archiwalnych będą nadal prowadzone, co pozwoli na upowszechnienie zbiorów oraz zabezpieczenie i ocalenie oryginalnych projektów przed uszkodzeniami mechanicznymi powstającymi przy tradycyjnej formie udostępniania planów w czytelni Archiwum Budowlanego.

Nowe technologie pozwalają na szybszy i szerszy dostęp do unikalnych zasobów, a zarazem dają możliwość zachowania dóbr kultury w formie reprodukcji cyfrowych dla przyszłych pokoleń. Dzięki temu zostanie przedłużona żywotność oryginalnych, ponad stuletnich już zbiorów archiwalnych.